Kontrol: Definition, formål, metoder og midler

Læs denne artikel for at lære om definitionen, formålene, metoderne og midlerne til kontrol i den offentlige administration.

Definition og natur:

En anden vigtig administrativ proces er kontrol. Det betyder magt til at påvirke folks adfærd eller forløb. Men denne definition er ikke tilstrækkelig til at erhverve fuld mening om kontrol, som anvendes i offentlig administration eller organisation. Den reelle betydning af kontrol er at sikre organisationens drift i de foreskrevne linjer eller processer. Tanken om kontrol opstår, når det konstateres, at administrationen ikke styres ordentligt. Hver organisation har nogle specifikke formål, og autoriteten forsøger oprigtigt at realisere disse mål. Men i virkeligheden forekommer der flere forhindringer, der hæmmer opnåelsen af ​​mål. For at stoppe denne uhensigtsmæssige hændelse kræves der en mekanisme, der vil frustrere det uønskede resultat.

I hver organisation eller enhver afdeling af den offentlige administration er det blevet konstateret, at visse modstridende elementer er imod myndighedens orden eller politik. Dette skyldes forskellen i mening eller udsigter. Hvis myndigheden ikke træffer en sikkerhedsforanstaltning, der kan forårsage skade på ledelsens ledelse. For at standse dette uønskede resultat er der et arrangement for at kontrollere dette udfald, og det kaldes kontrol. Derfor er kontrol en teknik til sikring af rettidig implementering af organisationens indsigelse og til at modvirke fremskridt med informationer, der kan stå i vejen for gennemførelsen af ​​politikken.

Betegnelsen kontrol anvendes også i en anden forstand. Hver offentlig administration er hierarkisk organiseret, hvilket indebærer, at der er forskellige stadier, og hvert trin har visse specifikke opgaver og ansvar. Det er pligten til kontrol at se, at hver person udfører sin funktion tildelt af hierarkiet. Fraværet af kontrol vil invitere kaos i den hierarkiske struktur. Men kontrol stopper dette uønskede resultat.

Formål med kontrol:

Hovedformålet med kontrol er at fjerne de hindringer, der hindrer formålet med offentlig administration eller organisation. Organisationen skal interagere med miljøet omkring det eller den situation der opstår i den. Alle disse kræver, at ledelsen skal have tilstrækkelig magt til rådighed for at bekæmpe situationen.

Den offentlige administration eller organisationen har nogle erklærede mål, og det indser undertiden, at der er opstået en klar uoverensstemmelse mellem de erklærede mål og den aktuelle situation. Den administrerende direktør vil ikke tillade denne uoverensstemmelse at fortsætte, og han vil fortsætte med at udøve sin magt til at arrestere uoverensstemmelsen.

I løbet af aktiviteterne kan den offentlige administration eller organisationen ikke lykkes med at realisere alle de erklærede mål, og dette svigt stopper fremskridtene. Denne ubetingede situation kan inspirere organisationens leder til at udøve sin magt til at vende situationen. Dette er et andet navn på kontrol.

Der kan opstå krise inden for den offentlige administration eller udenfor elementer eller kriser kan skabe negativ indvirkning på den offentlige administration eller organisation. Begge skal kontrolleres for at frigøre organisationen fra krise. Dette kræver kontrol.

I ledelsesprocessen kan en organisation begå fejl, og for at stoppe gentagelsen af ​​fejl er det mest effektive våben kontrol. At fejle er menneskeligt, men for bedre organisation kan det ikke overses eller tilgives. Gennem kontrolens instrumentalitet retter autoriteten fejlen.

Det har et andet formål. Hvis medlemmerne af ledelsen er helt opmærksomme på, at myndigheden har tilstrækkelig magt til at handle imod de skræmmende medarbejdere, der vil fungere som en slags kontrol hos medarbejderne.

Kontrolmetoder :

PPB eller PPBS:

Offentlig administration eller organisation er begge resultatorienterede. Det er i den forstand, at de altid vil opnå succes eller med andre ord fordele ved den politik, de har vedtaget. Med dette i tankerne skal de først og fremmest afgøre politik og starte henrettelsen. Hvis der er mangel på vedlægningen af ​​politikken, begynder embedsmændene at undersøge årsagen og anvende kontrolmekanismen.

Der er mange måder at kontrollere og PPB eller PPBS er en sådan. Det betyder planlægningsprogrammeringsbudgettering. I midten af ​​60'erne i det sidste århundrede i nogle organisationer i USA foreslog ledelsen PPBS som en måde at styre og motivere organisationen til, og efter en tid var resultaterne af PPBS imponeret over arrangørerne og andre ledere fulgte dem. USAs præsident Lyndon B Johnson var tilstrækkeligt imponeret over synet af resultaterne af PPBS og besluttede at gennemføre det i det føderale system. Siden 1965 er PPBS blevet anerkendt som en kraftfuld måde at kontrollere de offentlige myndigheders funktioner på.

Hvad er PPBS? "Det er et system for ressourceallokering med det formål at forbedre regeringens effektivitet og effektivitet ved at fastlægge målene for langsigtede planlægning, analysere omkostninger og fordele ved alternative programmer, der opfylder disse mål og formulere programmer som budgetmæssige og lovgivningsmæssige forslag og langsigtede fremskrivninger" . PPB'en er en meget effektiv måde at styre en virksomheds funktioner på, fordi den bestemmer funktionerne og målsætningerne godt før påbegyndelsen af ​​funktionerne. Efter periodens udløb begynder autoriteten at undersøge, hvor meget af målene der er nået. Allerede før er der også foretaget periodisk vurdering.

PPB er ikke kun bekymret for input og output, men også med effekter og alternativer. PPB er en omfattende metode til at kontrollere de forskellige aspekter af den offentlige administration. PPB-politikken kan også kaldes cost-benefit-teknikken til at kontrollere den offentlige administration.

Generelt er cost-benefit-politikken anvendt i økonomi, men fra midten af ​​60'erne i det sidste århundrede anvendes det i organisationernes funktion. I næsten alle afdelinger af den amerikanske offentlige administration blev PPB'en anvendt, og resultaterne blev scannet. Det hævdes, at PPB'en har givet tilfredsstillende resultater. Det var dog ikke uden kritik og indvendinger.

Fordeling af midler er en anden måde at kontrollere den offentlige administration på. Det betyder, at hver afdeling af den offentlige administration i begyndelsen af ​​regnskabsåret modtager en vis mængde fond til realisering af sine mål. Ved afslutningen af ​​regnskabsåret er hver afdeling forfatningsmæssigt forpligtet til at indsende rapporter, der indeholder dens præstation. Den øverste myndighed pålægger hver afdeling at udarbejde sit eget budget samt de ordninger, som fonden skal bruge. Dette er en effektiv måde at kontrollere.

Forvaltningen efter mål er populært kendt som MBO. Lad os definere det efter Henry. Målstyring kan defineres som en proces, hvorved organisatoriske mål og målsætninger fastsættes gennem deltagelse af organisationsmedlemmer med hensyn til forventede resultater og ressourcer tildeles i overensstemmelse med, i hvilken grad organisatoriske mål og målsætninger er opfyldt.

PPB'en beskæftiger sig med input, output, effekter og alternativer. Men tværtimod betyder MBO, hvor mange mål der er opnået. MBO'en kan ikke adskilles fra input, output og effekter. PPB tænker på alternativerne, men MBO tror ikke det. I forskellige brancher af den amerikanske offentlige administration er MBO meget udbredt.

Eksperterne fra den offentlige administration er af den opfattelse, at både PPB og MBO er de to kraftfulde våben til at kontrollere forskellige aspekter af organisation og offentlig administration. Når man vurderer betydningen af ​​MBO, har nogle forskere fremsat følgende kommentar: "MBO har været en grundlæggende del af bevægelsen for at styrke ledelseskapaciteten i den offentlige sektor".

En anden måde at kontrollere den offentlige administration på er at bestemme målene og foreslå måder, hvorpå man kan nå dem. Næste fase er begge målene og måder skal cirkuleres blandt alle organisationens filialer. Hvis dette gøres ordentligt, ville det i slutningen af ​​perioden eller det økonomiske år være ret nemt at vurdere, hvad der er opnået, og hvad der stadig ikke er muligt.

Der er en anden måde at styre på og det kaldes vurdering af ydeevne. Det er uden tvivl en effektiv måde. I mange organisationer er opgaver og funktioner klart angivet, og det er også angivet, hvor meget arbejde en individuel medarbejder skal gøre. Myndigheden ved periodens udløb begynder at vurdere, og hvis der er stor forskel på, hvad der skal gøres og hvad der er gjort, kan den ansvarlige for denne opgave træffe foranstaltninger mod den pågældende medarbejder.

Stadig den anden måde at styre på og det kaldes Target-Base Budgeting eller TBB. Det betyder, at mange organisationer bliver bedt om at fastsætte deres mål eller mål, eller at myndigheden fastsætter målet, og efter dette tildeles ressourcer til opfyldelse af mål. Ved udgangen af ​​perioden foretages en grundig vurdering. TBB-metoden til kontrol er populær i mange afdelinger af amerikansk administrativt system. Men Nicholas Henry mener det på en anden måde. Han siger, at TBB er drevet af indtægter, og i denne henseende er TBB et usædvanligt realistisk budgetsystem.

Kontrolmidler:

Regeringsorganisationen eller den offentlige administration styres på forskellige måder, og nogle af dem er angivet nedenfor. Inden for organisationen findes der en selvregulerende mekanisme, der kan kaldes checks og balancer. Selv inden for en organisation er der flere afdelinger, der er organiseret på en sådan måde, at meget ofte en afdeling er sat mod en anden, og som sådan kan ingen afdeling handle selvstændigt. Dette kan kaldes checks og balancer og er et karakteristisk træk ved det amerikanske forfatningsmæssige system.

Elektroniske og trykte medier holder en konstant årvågenhed over de offentlige myndigheders og agenturers aktiviteter. Enhver overtrædelse af det generelle princip eller fare i offentlighedens interesse gør medierne og de offentlige kritikstyrker opmærksom på den offentlige administration eller organisations myndighed til at handle eller vedtage forebyggende foranstaltninger. Dette er ret almindeligt i ethvert demokrati.

I alle liberale demokratier er der mange interessegrupper og pressegrupper. En af de vigtige funktioner er at se og beskytte offentlighedens interesser, som skylder deres troskab. Især i USA og UK findes der et stort antal sådanne grupper, og deres opmærksomhed forhindrer myndigheden i at træffe enhver handling, der kan skade en gruppes interesser.

Lovgiverens kontrol er også meget effektiv. I parlamentarisk demokrati er ministeriet ansvarlig for lovgiveren, og lovgiveren er igen ansvarlig for vælgerne. Denne ansvarskæde sikrer, at hverken den udøvende (bureaukrati er en del heraf) eller lovgiveren kan gå imod de offentlige interesser.

Periodisk valg har tvunget lovgiveren til ikke at gøre noget, der kan skabe utilfredshed i vælgernes sind og skade udsigten til at vinde i det kommende valg. Denne situation tvinger lovgiveren til at stramme kontrolbåndet over den offentlige administration. Dette er et fælles træk, der findes i parlamentariske systemer.

Der er også kontrol over retsvæsenet, som er meget effektivt og udbredt. I mange lande garanterer forfatninger grundlæggende rettigheder, og enhver formindskelse eller krænkelse af disse rettigheder kan tiltrække nødvendige handlinger, der kan være straf. Denne magt i retsvæsenet er en klar og uundgåelig kontrol over den generelle administration af staten. Selv de ikke-statslige organisationer er ikke fri for domstolskontrol.

Især det amerikanske administrationssystem er den retlige kontrol over hele det politiske system meget effektivt. Kontrol af USA's retsvæsen minder os om den berømte sætning retfærdig proces. Det betyder, at enhver handling af myndighed, der krænker en institutions normale funktion, også kan udfordres i retten.

Den forfatningsmæssige struktur er så indrammet, at regeringens administrative afdelinger ikke kan bruge offentlige penge på deres egen lunefulde måde. Der er en revisionsafdeling, og de penge, der bruges af den offentlige administration, skal revideres. For hvert regnskabsår er budgettet godkendt af lovgiver og ingen afdeling har frihed til at bruge penge i overensstemmelse med sin egen søde vilje. Revisionssystemet sætter en kæde på hver afdeling af offentlig administration. Selv de lokale myndigheder og andre organer har ingen frihed til at gå ud over budgetteringsoverslagene.

Ansvarlighed er efter min opfattelse det mest kraftfulde våben til at kontrollere den offentlige administration. Det er så gennemsigtigt, at hver afdeling - på en eller anden måde - er ansvarlig for nogen. Alarmenes opmærksomhed og mange andre organer holder et vågent øje med regeringens funktion.