Budgettering: Mål, Funktioner og Faktorer

Budgettering: Mål, funktioner og faktorer!

Et effektivt budgetlægningssystem er afgørende for succesen og overlevelsen af ​​et firma. Uden et fuldt koordineret budgetlægningssystem kan ledelsen ikke vide, hvilken retning virksomheden tager. Organisationer, der ikke planlægger, vil sandsynligvis vandre målløst og i sidste ende bukke under for strømmen af ​​aktuelle begivenheder.

Budgetmålets mål og funktioner:

Budgettering hjælper ledelsen på følgende måder:

Budgetter tvinge planlægning:

Næsten alle forretningsaktiviteter kræver en vis planlægning for at sikre effektiv og maksimal udnyttelse af knappe ressourcer. Det første skridt i planlægningen er at definere virksomhedens brede mål og målsætninger. Efter at de overordnede mål er blevet defineret, formuleres strategier til opnåelse af de ønskede mål og opstilles foreløbige tidsplaner.

Budgettet er en detaljeret tidsplan for den foreslåede kombination af de forskellige produktionsfaktorer, som er den mest rentable i den efterfølgende periode. Det er en formel planlægningsramme, der fastsætter specifikke frister for at nå afdelingsmål og bidrager til de overordnede mål for en organisation. Et budget indeholder forventede resultater og nuværende ledelsesmål.

Disse mål styrer forretningsdriften og hjælper med at overvinde problem og analysere fremtiden. Budgettering har indflydelse på strategier, der har tendens til at ændre sig, hvis forhold eller ledelsesmæssige mål ændrer sig, såsom at ændre produktlinjer.

Budgettering flytter en organisation fra en uformel, 'reaktiv' stil til en formel 'proaktiv' ledelsestype. Som følge heraf bruges mindre tid på at løse uventede problemer, og der bruges mere tid på positive foranstaltninger og forebyggende tiltag.

Budgetter Forbedre Koordinering:

Koordinering er en ledelsesfunktion, hvor alle produktionsfaktorer og alle afdelingsaktiviteter er afbalancerede og integrerede for at nå organisationens mål. Budgetprocessen giver grundlaget for enkeltpersoner i alle dele af organisationen at udveksle ideer om, hvordan man bedst kan nå disse mål. Der er behov for koordinering mellem produktions- og salgsafdelingerne.

En produktionschef skal sikre en passende produktion for at imødekomme den forventede efterspørgsel fra salgsafdelingen. Til gengæld skal økonomichefen sørge for tilstrækkelige kontanter til at imødekomme større produktionskrav. Indkøbs- og personaleforvaltere skal kende fabrikkens materiale- og arbejdskrav. Budgettering tvinger lederne af disse forskellige funktioner til at kommunikere deres planer og koordinere deres aktiviteter.

Budgetter hjælper ledelsen med at koordinere på følgende måder:

1. Eksistensen af ​​en vellagt plan er det store skridt i retning af at opnå koordinering. Ledere er tvunget til at tænke på forholdet mellem de enkelte operationer og virksomheden som helhed.

2. Budgettet hjælper med at begrænse imperialbyggeriindsatsen fra ledere. Budgetter udvider den individuelle tænkning ved at hjælpe med at fjerne ubevidste fordomme hos ingeniører, salgs- og produktionsofficerer.

3. Budgetter hjælper med at undersøge svagheder i organisationsstrukturen. Formuleringen og administrationen af ​​budgetter isolerer kommunikationsproblemer, fast ansvar og arbejdsforhold.

Budgettering sikrer koordinering i mangel af, hvilke forskellige afdelinger i en organisation der kan fungere på en måde, der kun er til gavn for deres enkelte afdelinger, men ikke til de faste mål som helhed. En salgsafdeling kan sælge mere end produktionsafdelingen kan producere eller omvendt.

Salgsafdelingen kan kun tænke på pris, produktionschefen kan kun beskæftige sig med kvalitet, indkøbschefen må sigte at købe i store mængder for at udnytte fordelen ved rabat, økonomichefen skal tage sig af modningsforpligtelser og sørge for midler til at imødekomme stigende forretningskrav. Budgetprocessen hjælper med at fjerne uoverensstemmelser mellem hver afdelings mål og handlinger og forene deres forskelle, så hver afdeling bidrager til organisationens overordnede mål.

Budgetter Forbedre Kommunikation:

Det er nødvendigt i en effektiv organisation, at alle mennesker bliver informeret om målene, politikkerne, programmerne og forestillingerne. De skal have en klar forståelse af målene og målene og den del, de skal spille i målsætningen. Dette gøres muligt gennem deres deltagelse i budgetprocessen. Budgetter informerer hver leder om, hvad andre har aftalt at gøre. De informerer også ledere om de ressourcer, der er til rådighed for at nå mål og mål.

Budgetter Giv et grundlag for kontrol og effektivitetsvurdering:

Budgettering indgår kontrol på tre punkter:

(1) Når et budget formuleres, analyserer afdelinger deres planer for fremtiden og indsender skøn i henhold til deres krav, hvilket begrunder hvert af deres krav ved at påvise et behov.

(2) Efter at budgetter fra forskellige afdelinger er blevet gennemgået og godkendt, bliver de mål, der sætter ønskelige begrænsninger for udgifterne.

(3) Ved udgangen af ​​budgetperioden foretages en sammenligning af de faktiske udgifter med budgetudgifter som et middel til at bedømme resultater og fastsætte ansvaret for afvigelser.

Budgetter er grundlaget for præstationsevaluering i en organisation, da de afspejler realistiske estimater af acceptabel og forventet ydeevne. De fleste ledere er interesserede i at vide, hvad der forventes af dem, så de kan overvåge deres egen præstation. Det er mere præcist, pålideligt og rimeligt at måle nuværende præstationer over for et budget snarere end mod en vag forventning eller mod resultater fra foregående år, når forholdene måske har ændret sig.

Salgsafdelingen skal vurderes mod det rimelige at forvente, snarere end mod det, der blev opnået i det foregående år. Som grundlag for at bedømme de faktiske resultater betragtes budgetterede resultater generelt som et bedre kriterium end tidligere resultater.

Faktor der påvirker:

Begrænsning eller hovedbudgetfaktor:

Når der laves budgetter, er der altid en faktor, der styrer eller fastsætter en grænse for den mængde, der kan fremstilles eller sælges. Dette kaldes den begrænsende eller hovedbudgetfaktor. Det Chartered Institute of Management Accountant (UK) definerer en hovedbudgetfaktor som "faktorens omfang, hvis indflydelse først skal vurderes for at sikre, at de funktionelle budgetter er rimeligt i stand til at opfylde." På salgsområdet er den begrænsende faktor er kundernes efterspørgsel, som påvirkes af mange faktorer, såsom pris og kvalitet af produktet, konkurrencen, offentlighedens generelle købekraft, reklame mv.

På produktionsområdet Den primære budgetfaktor kan være plantekapacitet, levering af arbejde af den rigtige kvalitet eller tilgængeligheden af ​​knappe materialer. Sommetider kan ledelsen selv pålægge begrænsende faktorer, f.eks. Ledelsen kan styre produktionen for at opretholde et bestemt prisniveau, eller ledelsen kan ikke beslutte at købe anlæg og maskiner og dermed opretholde samme plantekapacitet.

De begrænsende eller primære budgetfaktorer skal nøje overvejes under forberedelsen af ​​budgettet. Hvis det ikke tages behørigt hensyn til, kan budgetter ikke være realistiske og bliver vanskelige at opnå. Koordinering mellem forskellige afdelinger mangler. De vigtigste budgetfaktorer kan elimineres ved at træffe egnede foranstaltninger, for eksempel kan plantekapaciteten øges ved køb af yderligere anlæg.