Back Office Operations i Forex & National Treasury

Back office funktionerne for forskellige transaktioner med hensyn til forex, pengemarked og værdipapirmarkedet er angivet nedenfor.

Forex Treasury:

I tilfælde af forex treasury tilbud, ser back office efter afregning af valuta og interbank bekræftelser. Den opretholder Nostro-spejlereglerne, afkast, købekøbsforretningskontrakter, forhåndsregninger EEFC, indberetningsskemaer, kvittering fra filialer vedrørende køb og salg af valutatransaktioner, FBP-omlægninger, brancheforretninger, udarbejdelse af detaljerede rapporter om valutapositioner ved udgangen af ​​dagen, forberedelse og vedligeholdelse af fondens diagram, opgørelse af løbetidsmønster for kontrakter, modenhedsanalyse af tilbud mv.

Den overvåger hver dags kvitteringer og betalinger af udenlandske midler og modværdier og forpligter afstemning af interbank transaktioner.

Back office overvåger kvittering for børsmæglers notater for aftaler indgået gennem dem, der kontrolleres med tilsvarende aftalesedler straks ved modtagelse. Eventuelle afvigelser, der er observeret i oplysningerne om tilbudene med de i mæglerens noter anbragte, meddeles af de berørte forhandlere, og der træffes afhjælpende foranstaltninger.

Erklæring giver mægler-vis opsummering af tilbud gennemført i løbet af måneden, og mæglervirksomhed, der skal betales til hver mægler, genereres på computeren / udarbejdes manuelt i slutningen af ​​hver måned.

Dette vil blive sammenlignet med mæglervise grænser, der tidligere er godkendt for at sikre, at der ikke er afvigelse. Back office genererer også og sender bekræftelser til modpart banker for tilbud udført på hver dag. Efter modtagelse af bekræftelse af kontrakter fra modpartsbankerne kontrollerer backofficeansatte nøjagtigheden af ​​oplysningerne om de tilbud, der er indrettet deri.

Som en del af sin rutine kontrollerer back office alle tilbud udarbejdet af forhandlerne og verificerer oplysninger om direkte tilbud udført på interbankmarkedet med Telex / Reuters Printout. Baggrundskontoret kontrollerer også de af forhandlerne citerede satser i forhold til købekontrakter rapporteret af filialerne og kontrollerer også satser, der er noteret på købekøbsforretningskontrakter booket og annulleret i løbet af dagen.

Forex timepriser (både for store valutaer og eksotiske valutaer) udarbejdes / genereres af computere til at foretage stikprøvekontrol af nogle tilbud med henvisning til disse satser for at finde ud af eventuelle væsentlige variationer i de citerede satser for disse tilbud.

Et register opretholdes for at holde regnskab over de anvendte aftaleblade, annulleres og indtastes i computerne. Antallet af tilbud udført skal stemme overens med antallet af brugte slips, og det samme tales med antallet af tilbud, der er indtastet i computeren. Åbningsbalancen for det trykte lager af handler i hånden minus slips, der anvendes og annulleres i løbet af dagen, skal stemme med trykt lager af handler i hånden ved slutningen af ​​dagen.

Bekræftelse af tilbud i henhold til forhandlerens pude og dem, der er optaget i Positionsbog, er udført i slutningen af ​​dagen. Sikkerhedskopieringspersonalet kontrollerer alle computerudskrifter. Tilføjelse / ændringer manuelt / manuelt bør ikke være tilladt af indlysende årsager. Men hvis der er tvingende grunde, skal det samme ske under instrukser fra den kompetente myndighed og skal være korrekt bekræftet af den pågældende tjenestemand.

Samordning og kontrol:

Der bør være ordentlig koordinering mellem back office og handlelokale. Dette drejer sig om korrekt overvågning af dagslysgrænser, overnatningsgrænser, modpartsbankgrænser, landegrænser mv. Sager, hvor disse grænser overskrides, bør undersøges, årsagerne til overskridelse af grænserne bør fastslås hos forhandlerne og skal rapporteres til toppen Forvaltning uden forsinkelse.

Ægte positionsopgørelser (valutavis) pr. Fredag ​​i hver måned skal genereres for alle transaktioner, herunder transaktioner med små beløb (angivet som pr. Kortsatser - ikke rapporteret af filialer via telefon eller telegram på datoen for de foretagne tilbud) rapporteret af filialer i rapporteringsformularer til indgivelse af international division, for korrekt overvågning af valutapositioner.

SWIFT & Computer System:

Sikkerhedsafdelingen skal være udstyret med SWIFT System, hvorigennem Nostro Kontosaldoer med alle korrespondenter modtages dagligt om morgenen, og forskellige kvitteringer / betalingsmeddelelser modtages / sendes dagligt fra / til de oversøiske banker. SWIFT-systemet anvendes også til bekræftelse af interbankaftaler.

Prøve signaturer:

Prøve signaturer af alle autoriserede embedsmænd i modparter banker (som ikke bør være forhandlere) filial embedsmænd og autoriseret mægler bør opbevares på posten. Kontrol af underskrifter af embedsmænd fra banker, der er underskrevet bekræftelse, skal omhyggeligt gennemføres.

Banker / modparter, der ikke giver underskrift på bekræftelser (edb-ark osv.), Bør anmodes om at rådgive deres praksis skriftligt om godkendte underskrifter og tilvejebringe passende erstatning som foreskrevet af Indiens valutahandelsforening. Denne erstatning bør opbevares på et sikkert sted omhyggeligt. Tilsvarende bør det verificeres for tilbud udført med filialer og mæglere.

Rate scanning rapport skal udarbejdes af backup afdeling som RBI retningslinjer for intern kontrol over Foreign Exchange Business. Denne rapport genereres til forskellige tidspunkter ved hjælp af printeren, der er knyttet til Reuters Monitor-skærmen.

Test af Message & Test Keys:

Alle tests på indgående meddelelser skal verificeres og godkendes korrekt af de berørte testansatte. På samme måde bør de embedsmænd, der anvender test på udgående meddelelser, også godkende det arbejde, de udfører.

Vurdering af overskud og tab:

Evaluering af valutaresultat og -tab udføres ved afslutningen af ​​den specificerede periode af kontoafdelingen for backupfløj, idet der tages hensyn til bestemmelserne i RBI's retningslinjer for intern kontrol for udenrigshandel.

Månedlig skønnet overskud beregnes på grundlag af satser fra Foreign Exchange Dealers Association of India (FEDAI) og rapporteret til International Division / Head Office.

Valutakurser Noter skal også værdiansættes. Resultat / tab som følge af valutamarkedstransaktioner bør afspejles i renteforskelle optjent og omkostningskursomkostninger.

De banker, der accepterer FCNR (B) indskud, bør studere omkostningerne ved at bytte FCNR (B) midler til at generere rupee ressourcer. Omkostningerne bør omhyggeligt afvejes mod gældende call money rates. Afkast forventes realiseret ved anvendelse af sådanne Rupee Funds og mulighed for at pådrage ombytningsomkostninger, hvis anmodninger modtages fra kunder til overførsel af midler til deres FCNR (B) konti for tidligt.

Tilbud på Finer Priser til Valgt Kunde:

Banker udarbejder egnede retningslinjer / strategier, der skal vedtages af forhandleren for at citere finere satser til den store kunde / ikke-kunde (der anmodes om store pengeoverførsler) og hvordan man håndterer en sådan transaktion, når tilbuddet accepteres.

Finere priser kan citeres selv i volatile markeder; Dog bør der fastsættes passende retningslinjer for sådanne citater. Dette er nødvendigt med henblik på ikke at miste rentabel forretning på et konkurrencedygtigt marked.

Kontrol Retur:

Backup afdeling deltager også i arbejdet med forberedelse og indsendelse af forskellige kontrolafkast. Nogle af afkastene udarbejdes dagligt; nogle udarbejdes ugentligt, hver fjerde måned, månedligt for indsendelse til den internationale afdeling af banken, hovedkontor, reservebank of india og for korrekt overvågning af backupafdelingen.

Back Office for National Treasury:

Baggrundskontoret får uafhængig bekræftelse på hver eneste aftale fra modparten og afregner aftalen kun, hvis den ligger inden for de grænser, der er tilladt for modparten.

Back office verificerer også, at de satser / priser, der er nævnt i aftaleposterne, er i overensstemmelse med markedet på det tidspunkt, hvor aftalen er indgået. Sådan verifikation foretages ved at scanne Reuter-skærme og notere markedsrenten på forskellige tidspunkter. Udlåns- og lånerenten er ligeledes verificeret.

Generelt er back office ansvarlig for overholdelse af forskellige risikobegrænsninger pålagt af ledelsen og RBI, samt for nøjagtigheden og objektiviteten af ​​transaktionsdetaljen.

Back office bør øge hastigheden og effektiviteten af ​​kontrol, behandling og afvikling af tilbud gennemført af front office.

1. Bekræftelse af kontrakter er opnået for alle tilbud fra modpartsselskaber og behørigt verificeret for rigtighed.

2. Afvigelser afhjælpes samme dag.

Rate scanning rapporter udarbejdes med jævne mellemrum og tilbud indgået af forhandlere i vidt omfang med markedsrenter.

Hvor det er nødvendigt, kan disse afvigelser undersøges og rapporteres til højere-ups til information og nødvendige handlinger.

Værdipapirer i SGL-konto:

Overførsler via SGL-konti fra bankerne, der har SGL-facilitet, kan kun ske, hvis de opretholder en almindelig betalingsbalance hos Reserve Bank. Alle transaktioner i statspapirer, for hvilke SGL-faciliteten er tilgængelig, bør kun ske via SGL-konti.

Før udstedelse af SGL-overførselsformularer, der dækker salgstransaktionerne, skal back office sikre sig, at de har tilstrækkelig balance i de respektive værdipapirer på SGL-kontiene.

Under ingen omstændigheder bør en SGL-overførselsblanket udstedt af en bank til fordel for en anden bank bounce for manglende tilstrækkelig balance på SGL-kontoen. Køberbanken bør kun udstede kontrollen efter modtagelse af SGL-overførselsformularerne fra den sælgende bank.

1. SGL-overførselsformularerne skal være i standardformatet, der er foreskrevet af Reserve Banken og trykt på semi-security papir med ensartet størrelse. Disse bør være serielt nummererede, og der skal være et kontrolsystem for at tage højde for hver SGL-formular.

2. SGL-overførselsformularer skal underskrives af to bemyndigede embedsmænd fra banken, hvis underskrifter skal registreres hos Reserve Bank og andre pengeinstitutter.

3. SGL-overførselsformularen modtaget af indkøbsbanken skal straks deponeres i sin SGL-konto. Intet salg skal ske ved returnering af SGL Transfer form, som banken besidder.

4. Enhver hoppe om SGL-overførselsskemaer udstedt af sælgerbank til fordel for købsbanken bør straks bringes til kendskab fra Reserve Bank af købsbanken.

De samtidige revisorer bør bekræfte, at de investeringer, som banken besidder, som den sidste rapportering fredag ​​hvert kvartal og som rapporteret til RBI, rent faktisk ejes af den, blev vist ved den fysiske eller den udestående erklæring.

Reserve Bank of India har udvidet til alle markedsdeltagere faciliteten af ​​bosættelser i Government Securities transaktioner over NDS (Negotiated Dealing System) - CCIL System udover afviklingen under Delivery vs. Payment system.

Med virkning fra 1. april 2003 afvikles alle statspapirtransaktioner (både direkte og Rego) obligatorisk gennem Clearing Corporation of India Ltd. (CCIL). Eventuelle transaktioner i Govt. Værdipapirer til afvikling af bankerne uden for NDS-CCIL-systemet bliver ikke underholdt af Reserve Bank of India siden denne dato.

Regnskab for tilbudene:

1. For hver af de indgåede transaktioner skal der udarbejdes en aftale, som skal indeholde detaljer vedrørende modparternes navn, uanset om det er direkte aftale eller via en mægler, og hvis der via en mægler er oplysninger om sikkerhed, beløb, pris, kontrakt dato og klokkeslæt. For hver aftale skal der være et system til udstedelse af bekræftelse til modparten.

2. Deal Slips skal være serielt nummereret og kontrolleret separat for at sikre, at hver aftaleseddel er blevet korrekt opregnet.

3. På grundlag af værdikuponer, der er bestået efter kontrol af faktiske kontrakter, der er modtaget fra mægleren / modparten og modpartens bekræftelse af aftalen, skal regnskabsafsnittet selvstændigt skrive bogbogen.

4. Der bør opretholdes en oversigt over mæglervirksomhedsoplysninger om tilbud gennemført og mæglervirksomhed.

5. Den interne revisionsafdeling bør løbende kontrollere transaktionerne i værdipapirer og overvåge overholdelsen af ​​de fastlagte ledelsespolitikker og fastsatte procedurer og rapportere manglerne direkte til bankens ledelse.

Handel på børserne fungerer parallelt med det nuværende system for handel med statspapirer. De handler, der er indgået på børserne, vil blive ryddet af deres respektive clearingfirmaer / clearinghuse.

Handelsmedlemmerne på børserne skal dog ikke være involveret i afviklingsprocessen for nogen RBI-reguleret enhed. Alle børsnoteringer af banker skal afregnes enten direkte med clearing selskab / clearing house (hvis de er clearing medlemmer) eller ellers gennem en clearingmedlem custodian.

Banker som institutionelle investorer på børserne kan kun foretage transaktioner på grundlag af at give og modtage værdipapirer. Med andre ord er kortsalg af statspapirer, selv inden for dagen, ikke tilladt.

Med henblik på at lette deltagelse på børserne i henhold til de regler, som RBI, SEBI og børserne foreskriver, vil Back Offices have dematkonti hos en NSDL / CDSL-bankdeltagers (DP) eller med SHCIL i tillæg til deres SGL / CSGL konti hos RBI.

Operationelle retningslinjer vedrørende handel med regeringen. Værdipapirer på børser :

Back Office bør have et hensigtsmæssigt internt kontrolsystem, der sørger for børshandel og afvikling, inden der påbegyndes transaktioner på børserne.

Back office arrangementet bør være sådan, at handel på NDS / OTC markedet og på børserne nemt kan spores for afregning, afstemning og ledelsesrapportering. Back Office bør derfor installere aktivering af IT-infrastruktur og passende risikostyringssystemer.

Kun SEBI-registrerede mæglere, der er autoriseret af de tilladte udvekslinger (NSE, BSE eller OTCEL) til at foretage transaktioner i statspapirer, kan bruges til at placere købs- / salgsordrer. En gyldig kontrakt notat med angivelse af tidspunktet for fuldbyrdelsen skal hentes fra mægleren ved slutningen af ​​dagen.

Alle transaktioner skal overvåges af Back Office med henblik på at sikre rettidig modtagelse af midler og værdipapirer. Eventuelle forsinkelser eller svigt bør straks tages op med den pågældende udveksling / myndigheder

På tidspunktet for handelen skal værdipapirer være tilgængelige hos bankerne enten i deres SGL eller i dematkontoen hos depoterne.

Regnskabsstandarder:

For at skabe ensartet regnskabspraksis blandt bankerne i forbindelse med indtægtsindtjening af andele i fonde og egenkapital i All-India Financial Institutions bør denne indkomst som en forsigtig praksis reserveres kontant og ikke på periodisk basis.

For indtægter fra statspapirer / obligationer fra offentlige virksomheder og finansinstitutter i Indien, hvor renterne på instrumenterne er forudbestemt, kan indkomst dog bogføres på periodisering, forudsat at renterne betjenes regelmæssigt og ikke er i restance.

Samtidig revision:

Finansieringsfunktioner, dvs. investeringer, fondsforvaltning, herunder interbanklån, afregning af regninger mv. Bør underkastes samtidig revision, og resultaterne af revisionen skal placeres før formanden og administrerende direktør for banken med foreskrevne intervaller.

Det er bankernes primære ansvar at sikre, at der findes passende revisionsprocedurer for at sikre, at instruktionerne overholdes korrekt i forbindelse med udførelsen af ​​investeringsporteføljen.

Den samtidige revision ville dække følgende aspekter, nemlig:

I. Sikre, at den pågældende afdeling i forbindelse med køb og salg af værdipapirer har handlet inden for sine delegerede beføjelser.

II. Sikring af, at andre værdipapirer end dem i SGL og i dematform, som vist i bøgerne, er fysisk afholdt.

III. Sikre, at salgs- eller købstransaktionerne sker til satser, der er til gavn for banken.

IV. Overvågning af overensstemmelse med mæglergrænser og inklusiv overskridelser i deres periodiske rapporter.

V. Bekræftelse af, om retningslinjer for intern kontrol med erhvervelse af tilladte aktier, obligationer og PSU-obligationer på det sekundære marked overholdes.

Intern revision:

Køb og salg af statspapirer mv. Underkastes også særskilt revision af interne revisorer. Back Office forventes også at gennemføre en halvårsrevision (pr. 31. marts og 30. september) af deres investeringsportefølje, som, bortset fra andre operationelle aspekter af investeringsporteføljen, klart skal angive, at forhandlerne overholder de fastsatte interne investeringer politik og procedurer i banken.

Liste over erklæringer, registrer råd og dækker bogstaver, meddelelser, der genereres af computeren og trykt dagligt og månedligt:

Daglig udskrift:

1. Rupee Funding Deals i dag.

2. Klar tilbud udført i dag.

3. Regninger købt i dag.

4. Videresende kontraktbog i dag.

5. Regninger tilbageført i dag.

6. Interbankaftaler Register.

7. Daglig position Balancering.

8. Nostro Ledger.

9. Nosro Balance.

10. Landets eksponering.

11. Modpartseksponering.

12. Advance Bills Outstanding.

13. Daily Advance Bills Rapporter.

14. Gap daglig.

15. Videresendelsesrådgivning til kunder.

16. Supplerende kontanter Bog.

17. Sammenfatning af Nostro Accounts Valuation.

18. 5 dags sammendrag af midler.

19. Rupee settlement-Interbank Kontrakt modning på en given dato (Køb og salg mod Rupees).

20. Interbankkontrakter modning på en given dato (Forward Deals) inklusive TOM / SPOT / FORWARD.

21. Bekræftelser.

22. Interbankforligsbevillinger.

23. Pengemarkedsafregningskuponer.

24. Pengemarkedsbekræftelse.

25. Rupee Funding Statement.

26. Betalingsmeddelelse fra Swfit.

27. Valutavis og datovis konsolideret Fremsat købs- og salgserklæring for næste to måneder; Dette genereres for at gøre brug for finansiering / reducering af gabet gennem swap.

28. Fonde på givet dato.

29. Sammenfatning af midler.

30. Forex Outstanding Deals.

Nogle månedlige udskrifter:

1. O / S Interbank.

2. O / S regninger.

3. O / S Klar.

4. O / S Forward Kontrakt valutavis, slipware, månedsvis.

5. O / S Advanced Bills.

6. True Position Statement.

7. IC4, IC6-erklæring.

8. R Retur og tillæg.

9. Fredag ​​Position.

10. Nostro-værdiansættelse.

11. Forward Valuation.

12. Mæglervirksomhed.

13. FEDAI Priser.

14. RBI Salg.

15. Rupee Funding.

16. Handels- / interbankforhold.

17. Omsætning på tværs af bankerne.

18. Købmand Omsætning.

19. Korrespondent Omsætning.

20. Valutaomsætning.

21. Money Market Outstanding.

22. Pengemarkedsfondsstilling.

23. Afstemning Ledger (O / S = Udestående).