Aktiviteter involveret i ledelsesprocessen for en forretningsvirksomhed

Nogle af de vigtige aktiviteter, som de er involveret i en virksomheds ledelsesproces, er som følger:

Det blev konkluderet, at alle forretningsfunktioner og politikker skal orienteres for at opnå kundetilfredshed. Som Peter F. Drucker har sagt nok, er den eneste gyldige definition af formålet med enhver virksomhed at skabe en kunde.

Det primære mål for enhver virksomhedsleder bør således være at skabe en stabil strøm af tilfredse kunder for virksomheden. Dette mål skal være drivkraften i alle aktiviteter i en virksomhedsleder.

Den hyppigste bruger af forretningsinformationssystemer er forretningschefen. Således skal fokus på forretningsinformationssystemerne være på en informationschefs informationsbehov.

Det er således nødvendigt at forstå ledelsen og ledelsesprocessen. Ledelsen er, hvad en leder gør. Hvad en leder gør giver os et indblik i ledelsesprocessen.

Det er en universelt accepteret opfattelse, at ledelsen er kunsten at få tingene gjort gennem andre for at nå visse mål. Denne opfattelse af ledelsen fokuserer på ledelsesprocessen (dvs. kunsten), der er involveret i at opnå ønskede resultater.

Ledelsesprocessen omfatter følgende aktiviteter:

jeg. Planlægning,

ii. Organisering,

iii. Personale,

iv. Ledelse,

v. Styring.

For at forstå, hvad forretningssystemer skal sigte mod, er det vigtigt at forstå de aktiviteter, der er involveret i ledelsesprocessen.

1. Planlægning:

Planlægning refererer til fastlæggelse af fremtidige handlinger for at opnå ønskede mål. Det betyder på forhånd at bestemme, hvad man skal gøre, hvordan man gør det, hvornår man skal gøre det og hvem der skal gøre. Det er en "udøvende handling, der belyser færdighederne ved at foregribe, påvirke og kontrollere forandringens natur og retning". Planlægningen går forud for alle andre funktioner hos en leder.

Det modvirker usikkerhed og påvirkning af ændringer i miljøet. Korrekt planlægning kan hjælpe en leder med at klare udfordringerne for miljøændringer effektivt. Planer er tegnet med fokus på mål. Planlægningen styrer således aktionerne i virksomheden for at nå de ønskede mål.

Det fylder kløften mellem, hvad der er tilstanden i dag, og hvad er den ønskede situation i virksomheden for fremtiden. Planer bruges til at evaluere præstationer og udøve kontrol i virksomheden. Planlægning er gennemgribende og næsten alle i en organisationsplaner.

Planens karakter kan være forskellig på forskellige ledelsesniveauer. Planerne på de lavere niveauer af ledelseshierarki skal være inden for rammerne af de overordnede planer for ledere øverst i organisationen. Planer kan være af forskellige typer, såsom mission, mål, strategier, politikker, regler og procedurer, programmer og projekter og budgetter.

Forskellige typer af planer tegnes på forskellige ledelsesniveauer. For eksempel er organisationens mission, mål og strategier det eksklusive forbehold for topniveau ledelse.

Planer fungerer som ledelse af ledelsen. Andre ledelsesaktiviteter bestemmes af planer. Planlægningen foregår logisk forud for udførelse af alle andre ledelsesmæssige aktiviteter, såsom organisering, bemanding, styring og kontrol.

En af de vigtigste årsager til stigning i planlægningsaktivitet blandt ledere er, at de indser fordelene ved at være proaktive i stedet for at være reaktive. De store investeringer og høj grad af risiko i nye projekter gør det afgørende for en leder at planlægge på forhånd og forsøge at fjerne så meget usikkerhed som muligt.

Forretningsprocessernes kompleksitet gør også forretningsplanlægning en givende aktivitet. Tilgængeligheden af ​​bedre og mere pålidelige modeller for at forudse fremtiden og reducere usikkerheden har også bidraget til øget planlægningsaktivitet.

En planlægningsproces omfatter følgende trin:

(1) At være opmærksom på muligheder eller udvikling markerer begyndelsen af ​​planlægningsprocessen. Dette indebærer vurdering af styrken og svaghederne i miljøet i og uden for virksomhedsorganisationen.

(2) Fastlæggelse af mål for organisationen og de enkelte organisatoriske enheder i lyset af nye muligheder udvikling.

(3) Etablering af kritiske planlægningsfaciliteter vedrørende de interne og eksterne miljøer, hvor planerne skal fungere. Dette indebærer identifikation af virksomheders styrker og svagheder hvad angår produkter, markeder, processer, teknologier, personale osv.

(4) Identifikation af de alternative handlingsplaner for at nå målene.

(5) Evaluering af de alternative handlingsplaner i lyset af deres indvirkning på opfyldelsen af ​​målsætningerne.

(6) Udvælgelse af det bedste alternative handlingsforløb.

(7) Formulering af afledte planer til støtte for planen.

Det kan bemærkes, at hvert af de ovennævnte trin i planlægningsprocessen kræver meget information om det interne og eksterne miljø, hvori planerne skal fungere. Oplysningerne om det eksterne miljø omfatter økonomiske tendenser, teknologiske ændringer, tilgængelighed og omkostninger til forskellige ressourcer mv.

Oplysningerne om det interne miljø omfatter salgsprognoser, finansielle ressourcer og planer, tilgængelighed af ressourcer i virksomheden mv. En leder har også brug for forskellige redskaber til analyse af miljøoplysningerne.

Planlægningsprocessen indebærer forventning og prognoser. Dette kræver oplysninger om de interne og eksterne faktorer, der sandsynligvis vil påvirke den fremtidige situation.

Oplysningerne om relevansen og den relative virkning af disse faktorer er et kritisk input i forventningsprocessen og prognoser for fremtidige begivenheder. Anvendelse af simulering, kunstig intelligens teknikker, neurale netværk, fuzzy logik mv ved hjælp af moderne computere, har forbedret planens predictive værdi samt værditildeling til planlægningsinformationen.

2. Organisering:

Organisering involverer analyse af aktiviteter, der skal udføres for at opfylde planens krav, gruppere dem, så de kan tildeles mennesker eller grupper af mennesker i organisatoriske enheder og delegering af myndighed til at bruge organisationens ressourcer til at udføre de opgaver, der er tildelt.

Organisering vedrører folk, opgaver og teknologi. Da disse faktorer er forskellige fra organisation til organisation, er der ikke noget typisk organisationsdesign, der passer til alle organisationer.

Organisationsstrukturen skal udformes i henhold til organisationens specifikke krav og betingelser. Da folk, opgaver og teknologi er underlagt dynamik i miljøet, omorganiseres organisationerne i lyset af skiftende forretningsmiljø.

Organisationsstrukturer og informationssystemer er nært beslægtede med hinanden. Hvis organisationsstrukturen er virksomhedens krop, er informationssystemet dets nervesystem.

Organisationsstrukturen skal udformes under hensyntagen til den naturlige strøm af information i erhvervslivet. Præstationsmålingerne skal stemme overens med informationsstrømmen og organisationsstrukturen.

Ideelt set bør enhver ændring i informationssystemer medføre tilsvarende ændringer i organisationsstrukturen; ellers ville informationssystemerne ikke kunne afspejle virksomhedens planer. For eksempel har fremskridtene i databaseteknologi og anvendelse af distribuerede informationssystemer deres egen indflydelse på den måde, organisationsstrukturer er designet på i dag.

Omvendt, hvis organisationsstrukturen ændres, skal informationssystemet også ændres for at klare de nye virkeligheder i forretningsprocesser. For eksempel var det i en organisation nødvendigt med ændringer i organisationsstrukturer, der var motiveret af den øgede konkurrence, at redesigne informationssystemerne for ikke kun at give information til ledere med hensyn til begivenhederne i virksomheden, men også ekspertisen i forretningsprocessen. Informationsanalyseværktøjer og andre kunstige intelligensværktøjer skulle indarbejdes i informationssystemerne for at styrke beslutningsprocessen.

Omstrukturering af erhvervsorganisationer kan være smertefuldt og dyrt, hvis informationssystemerne ikke er veludviklede. Effektive informationssystemer kan bidrage til at udjævne omstruktureringsprocessen, og hjælpe ledere med at klare ændringerne i deres specifikke funktioner og aktiviteter.

Informationssystemet, der er en del af virksomhedens vidensbase, kan være til stor hjælp ved håndtering af situationer, der er nye for en bestemt leder.

3. Bemanding:

Bemanding er processen med at bemyndige organisationsstrukturen. En leder skal sikre, at den rigtige type mennesker fylder positionerne i organisationsstrukturen. Personale involverer udvælgelse, vurdering og udvikling af personale i organisationen.

Den almindelige fejl, som en leder forpligter sig til, er at ignorere medarbejderaktiviteten og overlade den til personaleafdelingen. Personaleaktiviteterne er for vigtige til at blive rutineret i personaleafdelingen. Da lederens præstationer i høj grad afhænger af udførelsen af ​​hans underordnede, kan enhver forsømmelse af medarbejderfunktion påvirke ledelsesmæssig effektivitet negativt.

Med den stigende indbyrdes afhængighed af forskellige funktioner bliver bedømmelsen af ​​medarbejderne mere kompleks. Der er behov for at anvende mere avancerede teknikker til præstationsvurdering. Disse teknikker kan anvendes ved hjælp af it-infrastruktur.

Veldesignede informationssystemer kan samle information om forskellige kritiske succesfaktorer for hver ledelsesposition og overvåge ydeevnen regelmæssigt. Fremskridt i multimedieteknologier kan hjælpe med automatisering af trænings- og udviklingssystemer.

4. Styring:

Directing indebærer at instruere, styre og inspirere folk i organisationen til at gøre sit bedste for at nå de fælles mål for organisationen. Direktionen vedrører således processen med at motivere, lede og kommunikere med befolkningen i organisationen for at nå virksomhedens mål.

Formidling af information spiller en afgørende rolle for at styre indsatsen fra folk i virksomheden. I en virksomhed med aktiviteter spredt over et bredt geografisk område skal personalet være mobil og vil sandsynligvis være placeret langt væk fra andre medlemmer af teamet og den øverste leder i ledelseshierarkiet.

At dirigere underordnede bliver således vanskelige, fordi kommunikationen kan være ret dyr og muligvis ikke når destinationen i tide. I dag er informationssystemerne køretøjer med formel kommunikation.

Indretningen af ​​e-mail og brug af intranettet har ændret den måde, hvorpå formel kommunikation foregår i virksomheder. Problemfri informationsstrøm på tværs af forskellige afdelinger ved hjælp af informationssystemer kan også bidrage til at reducere kommunikationsgabet, der ofte er hovedårsagen til medarbejderens utilfredshed.

5. Styring:

Styring er en proces, der analyserer, om handlingsplanerne træffes efter planer og tager korrigerende foranstaltninger for at få dem til at overholde planerne. Planlægningen er således grundlaget for at kontrollere.

Det fokuserer på aktiviteter, der udføres og resultaterne af disse aktiviteter med hensyn til deres indvirkning på opnåelsen af ​​planmål.

En stigende størrelse af erhvervslivet har gjort det mere en vanskelig aktivitet Øget konkurrence på markedet kræver større delegation af arbejde og decentralisering af beslutningstagningen for at sikre hurtigere respons i virksomhedernes forretninger. Således spiller styring en vigtig rolle for at sikre virksomhedens effektivitet og effektivitet.

Informationssystemerne spiller en vigtig rolle i kontrolprocessen. Disse systemer hjælper ikke kun med at måle operationernes ydeevne, men også med at identificere afvigelser fra præstationer fra planer.

Sammenligningen mellem planlagt og faktisk præstation analyseres derefter ved hjælp af informationssystemer for at identificere årsager til afvigelser. Miljøoplysningerne bruges til at identificere sådanne grunde.

Oplysninger om hvilke handlinger der træffes, eller hvad der sker i de interne og eksterne miljøer er afgørende for at udøve kontrol.

Tidligere brugte de fleste af sådanne oplysninger sig til personlig observation af lederen. Øget forretningsstørrelse har gjort personlig observation til en meget vanskelig form for kontrol.

Der er større afhængighed af skriftlige rapporter. Da virksomheden bliver mere videnintensiv aktivitet og sammensætning af virksomhedens personale bliver domineret af videnarbejdere, bliver målingen af ​​ydeevne mere kompleks. Enkle tabelrapporter med hensyn til opnåelse af kvantificerede mål er ikke tilstrækkelige til at kontrollere.

Kontrolfunktionen bruger oplysninger om den planlagte ydeevne og den faktiske ydeevne for at nå frem til afvigelser. Effektive informationssystemer identificerer ikke kun disse afvigelser, men hjælper også med at analysere afvigelserne for at bestemme årsagerne til afvigelse. De hjælper også med at ændre planerne hurtigt i lyset af feedbacken.

Begrebet fleksibel budgettering er blevet populær på grund af tilgængelighed af bedre informationsbehandlingsfaciliteter. Med tilgængeligheden af ​​realtidsinformationssystemer flyder oplysningerne om præstationer hurtigt. Dette hjælper med at udøve kontrol hurtigt, hvilket medfører lavere omkostninger ved planlægningsfejl.

Moderne forretningsinformationssystemer hjælper ledere med at lære af tidligere erfaringer med minimale omkostninger ved fejl. Detaljerede kontroloplysninger kan gemmes nu i længere varighed og analyseres som og når lignende forhold observeres for at forudse ændringer i miljøet. Moderne informationssystemer kan hjælpe med at håndtere komplekse styringsmekanismer næsten automatisk.

Undtagelsesrapporteringen er et andet aspekt af kontrollen, der er blevet populær på grund af fremskridt inden for informationsteknologi. Moderne informationssystemer gør det muligt for ledere at få hurtigere adgang til oplysninger om undtagelserne og hjælpe dem med at træffe hurtigere beslutninger for at afbøde de negative konsekvenser af de usædvanlige situationer ved straks at revidere planer. Et effektivt informationssystem kan hjælpe med at konvertere en katastrofe til et mindre tab, da det ville udgive advarsel i de tidlige stadier af usædvanlig situation.

Hver af disse ledelsesfunktioner skal udføres på alle ledelsesniveauer. Effektiviteten af ​​en leder afhænger af, hvor effektivt han udfører disse ledelsesmæssige aktiviteter. Det kan ikke være muligt at fastslå, hvilken aktivitet der udføres af en leder på et givent tidspunkt, da han fortsat er engageret i flere ledelsesmæssige aktiviteter.