8 vejledende faktorer for at gøre delegationen mere effektiv
Vejledende faktorer for at gøre delegationen mere effektiv er: 1. Fastlæggelse af mål, 2. Afklare ansvar og myndighed, 3. Motiver underordnede, 4. Giv uddannelse, 5. Opret tilstrækkelig kontrol, 6. Kræv fuldført arbejde, 7. Tovejs kommunikation, 8. Overholdelse af delegationsprincippet!
Delegationen er en kunst, ikke en videnskab. Så der er ikke noget bestemt princip at følge for at forbedre delegationsevnen. Manager skal kun forbedre det ved erfaring.
Erfaringerne fra mange ledere udgør grundlaget for disse vejledende faktorer, der forklares nedenfor:
1. Bestem mål:
Opgaver skal klart defineres i forhold til mål eller forventede resultater. Hvis personen skal acceptere delegationen entusiastisk, skal han få detaljerede oplysninger med vægt på, at hans arbejde er både nødvendigt og vigtigt. Så det er først efter en præcisering af alle disse mål, at personer, der modtager myndighed, vil gøre ret til de job, der er tildelt dem.
2. Afklare ansvar og myndighed:
Hvis en leder skal udføre effektiviteten, skal han vide, hvad hans job er, og med hvor meget myndighed, skal han udføre det. Endvidere vil en tilsynsførende, der ikke er sikker på hans myndighed, undgå evt. Spørgsmål eller tage ethvert spørgsmål til sin chef til beslutning.
Kernen i hele problemet er at sætte skriftlig myndighedens ansvarlige forhold for hver leder og også de begrænsninger på myndighed i hver stilling.
3. Motiver underordnede:
Dette er en bevægende kraft i delegationen. For at få det bedste resultat er det hver enkelt leders pligt at se, at underordnede er motiverede til at gøre deres job villigt og med entusiasme. Medmindre de får konkrete forsikringer og motiveres af bedre lønninger, forbedrede arbejdsvilkår, tidlig forfremmelse mv., Vil ethvert forsøg på at uddelegere myndighed og ansvar ikke være effektive.
4. Uddannelse:
Delegationen er snarere en vanskelig proces og kan kun opnås ved at få den nødvendige uddannelse. Leder skal give sin underordnede ordentlig uddannelse til at acceptere delegation.
Uddannelse i delegation omfatter dog følgende trin, således at det kan accepteres effektivt:
(a) Vurdering af nuværende resultater i delegationen.
(b) Rådgivning til forbedring.
(c) Coaching på jobbet.
5. Etablere tilstrækkelig kontrol:
Kontrolsystem i effektiv delegation bør være sådan, som kan befri ledelsen fra rutinemæssige inspektioner, men gør det muligt for ham at opretholde sin ansvarlighed. Heri bør underordnede opfordres til at følge selvkontrollen. De bør få en ide om de forudbestemte standarder, der forventes af dem.
Forudsætninger for selvkontrol:
(a) Underordnede skal deltage i fastsættelsen af standarderne.
(b) Underordnede bør forstå og acceptere de således etablerede standarder.
(c) Undertiden bør være forsynet med pålidelige oplysninger, og de bør også have adgang til disse oplysninger.
(d) Underordnede bør kende de daglige omkostninger ved udførelsen af deres arbejde, således at de kan træffe lydkontrolbeslutninger for at holde deres omkostninger i overensstemmelse.
(e) Endelig skal underordnede have en grundig træning til måling af præstationer og rapportering af årsagerne i tilfælde af afvigelser.
6. Kræver afsluttet arbejde:
Under denne doktrin forventer underordnede fra sin chef at gøre en klart forstået delegation, således at de ikke for hvert trin i arbejdsprocessen skal konsultere deres chef og derved forsinke hele sagen. Samtidig planlægger chefen vejledning, coaching og kommunikation
Læren om færdigt arbejde vil være effektivt og meningsfuldt, forudsat at lederen delegerer arbejdet:
(a) gør en klar opgave
b) Delegerer detaljerne om koordinering
(c) specificerer de nødvendige oplysninger
d) yder rådgivning og vejledning
(e) Kræver en færdigpakke
7. Tovejs kommunikation:
Der bør være tovejskommunikation mellem overordnet og underordnet. Overordnet skal give instruktionerne i klare og utvetydige ord, og han skal give den underordnede mulighed for at søge præcisering og vejledning, når sidstnævnte føler sig vanskeligt.
8. Overholdelse af delegationsprincippet:
Stærk overholdelse af delegationsprincipperne (som paritet af myndighed og ansvar, kommandoenhed og absolut ansvarlighed) er det væsentligste for at opnå succes i delegationen.
