7 Hovedfunktioner i Office Management

Denne artikel kaster lys på de syv hovedfunktioner kontorstyring. De er: 1. Planlægning 2. Bemanding 3. Styring 4. Kommunikation 5. Kontrol 6. Koordinering 7. Motivation.

Office Management Funktion # 1. Planlægning:

Planlægning er først og fremmest funktion af kontorstyring. Det beskrives bedst som det første skridt i retning af andre funktioner på kontoret.

Det er et veldefineret forløb af fremtidige handlinger.

Fayol havde påpeget:

"Handlingsplanen på en og samme tid forudsatte resultatet handlingslinjen, der skal følges, stadierne går igennem og metoden til at bruge. Det er et slags fremtidigt billede, hvor nærliggende begivenheder er skitseret med en vis særpræg, mens fjernhændelser forekommer gradvist mindre tydelige. Planlægning er en mental proces baseret på tilgængelige midler til fakta og fremtidige muligheder ".

Formål med planlægning:

Planlægningen er udført til:

1. Forskyd ændringerne og usikkerheden

2. At vinde på økonomiske operationer, og

3. For at lette kontrollen.

I tilfælde af kontorstyring skal disse mål for planlægning koordineres med henvisning til målsætningerne for erhvervsvirksomheder som anført af dets leder.

Fordele ved planlægning:

Planlægningen har visse fordele, der er opregnet:

1. Planlægning giver en retning til aktiviteter på kontoret og dermed bliver alting målrettet.

2. Planlægning fokuserer ændring på mål.

3. Planlægning hjælper med at opveje usikkerheder og ændringer.

4. Planlægning letter kontrol på kontoret.

5. Planlægning tager også sig af væksten i forretningsaktiviteterne. Kontoret er således ikke fundet, når det vokser.

6. Planlægning hjælper i økonomiske operationer på et kontor, som kontorpersonalet kender til mål og mål, og om, hvordan man bevæger sig i den retning.

7. Planlægning letter en fuldstændig kontrol på kontoret. Det andet element på kontoret er at organisere.

Det refererer til oprettelsen af en struktur af pligter og ansvar for at nå virksomhedens mål. Urvick beskriver organisationen som "at bestemme, hvilke aktiviteter der er nødvendige for ethvert formål eller en plan og arrangere dem i grupper, der kan tildeles individerne. Det handler om aktivitets-autoritetsforhold. Kontoret skal organiseres, og pligter og funktioner skal defineres for at bestemme myndighedernes forhold, så kontoret fungerer glat. "

Office Management Funktion # 2. Bemanding:

Det er en funktion af ledelsen, mere er det en udøvende funktion for udvælgelse, rekruttering, kompensation, forfremmelse, træning og pensionering af underordnede ledere. Kontoradministration har også denne personaleproces, fordi kontoret skal bemandes og forvaltes på lignende måde.

Office Management Funktion # 3. Direktør:

Retning er defineret og beskrevet som kommandos funktion. "Den succesfulde retning af underordnede resultater resulterer i kyndige veluddannede mennesker, der arbejder effektivt mod virksomhedernes mål. Retning kan beskrives som processen med at lede og overvåge underordnede. Ideen om at styre og overvåge er at give en bestemt retning til de forskellige aktiviteter på kontoret med henblik på at det fungerer korrekt. "

Office Management Funktion # 4. Kommunikation:

Det forklares som udveksling af tanker eller information for at skabe en fælles forståelse og tillid eller et godt menneskeforhold. Effektiv kommunikation er i tråd, hvor en ting forstås i samme forstand, som den er blevet formidlet til.

For at etablere en god kommunikation er det vigtigt at følge disse tre principper:

a) Princippet om klarhed

b) principperne om integritet

Office Management Funktion # 5. Styring:

Kontrol er en funktion af at kontrollere den nuværende ydeevne mod forudbestemte standarder indeholdt i planerne med henblik på at sikre passende fremskridt og tilfredsstillende præstationer - fysisk eller økonomisk. Kontrol er grundlaget for kontorets ledelse.

Kontorpersonalets præstationer skal måles og korrigerende skridt skal træffes for at sikre, at kontorets mål er nået op til virksomhedernes mål.

Styring bør have disse principper:

1. Princippet om økonomi

2. Princippet om fleksibilitet.

3. Princippet om objektivitet.

4. Synprincippet.

5. Princippet om behovet og arten af kontoret.

Office Management Funktion # 6. Co-ordination:

Koordinering er en proces med at afbalancere og holde holdet sammen ved at sikre en passende fordeling af arbejdsaktiviteter til de forskellige medlemmer og sørge for, at disse udføres med passende harmoni blandt medlemmerne selv.

For at få en effektiv koordinering på kontoret er det nødvendigt, at koordinering skal have følgende forudsætninger:

(a) Formålet med underafdelingen skal være udformet til at bidrage til virksomheden.

b) Selskabets mål skal være kendt for hvert medlem af gruppen.

Samordningspraksis:

Samordningens principper er opregnet:

(a) Principper for direkte kontakt:

Koordinering skal opnås gennem direkte kontakt mellem de berørte parter. Dette ville undgå røde tapeisme og sikre hurtighed.

(b) Kontinuitetsprincipper:

Koordinering skal være en kontinuerlig proces, fordi forskellige forhold fortsætter med at skifte og ændre sig.

c) Principper for tidlig begyndelse:

Det er nødvendigt at opnå koordinering med tidlige stadier af planlægning og politisk beslutningstagning.

d) principper for gensidigt forhold :

Alle faktorer som salg, produktion, ledelse, økonomi i en situation skal være gensidigt forbundet.

Office Management Funktion # 7. Motivering:

En af de mest komplekse og vanskelige processer i en form for ledelse er motivationsprocessen.

Motivation er af to typer:

(i) selvmotivation og

(ii) ekstern motivation.

Motivation betyder, at en underordnet arbejder med iver og glæde med gusto og samarbejder for at nå organisationens mål. Motiveringssystemet skal tilfredsstille gruppens behov i forhold til at være fleksibelt, konkurrencedygtigt, produktivt og omfattende.

Hvis et motivationssystem har disse egenskaber, skal det opnå følgende på kontoret:

(a) Hjælper til at indstille eksempler på underordnede

(b) Hold den moralske højde

c) Hjælper i discipliner

d) giver vækst i størrelse og ansvar

(e) Giver økonomiske muligheder til de ledende medarbejdere.