4 Hovedtyper af filer, der opretholdes i et kontor

Denne artikel beskriver de fire hovedtyper af filer, der opretholdes på et kontor. De er: 1. Enkel fil 2. Flad fil 3. Tovejs-fil 4. Lever arch-fil.

Fil vedligeholdt i en Office Type # 1. Enkel fil:

Den indeholder kun et tykt låg med to huller indsat som vist på figuren. Den har kun en side af dækningen, og ikke to som i tilfælde af fladfil.

Alle bogstaverne er stanset og ved hjælp af et mærke arkiveret i filen. Etiketterne indsættes i brevet, der skal arkiveres, så indsættes i hullet som vist på figuren og er snoet eller bundet.

Dette indleveringssystem er udbredt i kommuneselskabets kontorer, hvor filerne kun skal behandles af den pågældende person, der er ansvarlig for at undersøge filernes anliggender. Denne indgivelsesmetode er imidlertid forældet, forældet og ikke i dag i dag.

Fil vedligeholdt i en Office Type # 2. Flad fil:

Et diagram af en flad fil er vist i figuren.

I dette diagram af fladfil er der to omslag mærket A og B som vist på diagrammet. Dækslerne er tykke og hårde omslag. I mellem de to omslag, og for at være præcise, på højre side omslag, markeret B, har vi et klip system.

Stålet eller aluminiumstrimlen, som vist på figuren, har to huller og to fastgørelsesanordninger. Der er to bevægelige klip som vist i figuren, som har et system til at løbe over aluminiumsstrimlen. For at åbne fixerne bliver klipset flyttet op, så der kan indsættes stanspapir i fixerne. Når de stansede papirer er indsat i filerne, kan klipperne køres ned, så papirerne er rettet og arkiveret korrekt.

Alt papir, der skal udfyldes, er fastgjort i højre side af filen, som betegnes af B i figuren.

Fil vedligeholdt i en Office Type # 3. Two Way File:

Denne type arkiveringssystem er fremherskende i regeringskontorerne - både central- og statsregeringerne, offentlige virksomheder og autonome organer. Et diagram viser alt om filen.

Her, som i det foregående diagram, har filen to ansigter A og B som vist på figuren.

Det har tilsvarende to sæt huller, der er vist i figuren. (B) og (A) har den, som det tydeligt fremgår af figuren. Både ansigterne på filen (A) og (B) er tykke, hårde og her, i begge ansigter, arkiveres papiret.

Indgående papirer eller bogstaver skal indleveres i ansigtet B og nummereres korrekt. De nothings, der skal gøres, arkiveres på siden A.

Bogstaverne udarbejdet efter nothingene er forbi, eller på grundlag af at notere sig; Brevet, som skal besvares, kan indleveres som et bevis på side B. En kopi af brevet skal dog indleveres i den respektive flade fil.

Denne form for filer er nødvendig, når der kræves en detaljeret notering, inden du svarer på et brev.

Fil vedligeholdt i en Office Type # 4. Lever Arch-fil:

Dette er vist i figuren.

Denne fil har ansigter A, B og C som vist i diagrammet, derfor er det en tredimensionel fil. Ansigter A og B er selvforklarende. Disse er hårde, tykkere og tunge filer, der hovedsagelig bruges til at indsende kuponer, balancer, prøvebalancer mv. I kontosektionen på kontoret. Større kopier af udsagn mv., Som ikke kan arkiveres og lagres korrekt i en flad fil, gemmes i denne fil.

Hvis man ser på figuren ordentligt, ville man finde en aluminiumstrimmel, der løber over buen, som er en V-formet genstand, der er anbragt i filen til ansigt C. Et håndtag som vist i figuren er hævet op, og aluminiumet strimmel køres over buen for at åbne filen. Når dokumentet er arkiveret, trykkes håndtaget ned, aluminiumstrimlen trykkes ned, og buerne er justeret for korrekt at filme dokumentet.

Disse er de fire brevpapirformer af fil udbredt hovedsagelig i de indiske kontorer. Computeren har taget forrest i de fleste multinationale og blue chip virksomheder.